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Effizienter sein mit To Do-Listen – wie du sie richtig nutzt und mehr erreichst

Blogtitle To Do Listen

Ich habe schon so viele Artikel und Berichte zu To Do-Listen gesehen, dass es mir beinahe widerstrebt nun selbst einen Artikel darüber zu schreiben.
Gefühlt jeder preist das kleine Tool an.
Es nicht die Liste an sich, um die es mir geht, sondern um die Umsetzung.

To Do-Listen sind tatsächlich ein wundervolles Tool, das deine Produktivität deutlich erhöht, wenn man sie richtig anwendet.
Bei allen Produktivitätsmaßnahmen geht es schließlich im Endeffekt darum, wie unser Gehirn funktioniert.
Das können wir nicht verändern, also müssen sich die Maßnahmen daran anpassen.

Warum du To Do-Listen nutzen solltest

To Do-Listen ermöglichen es dir auf einzigartige Weise, den Überblick zu behalten.

Sie entlasten dein Gehirn, weil du deine Energie nicht damit verschwendest, an Dinge zu denken, die erst später wichtig sind.
Dadurch hast du mehr Energie für die aktuelle Aufgabe übrig.
Und du bist viel entspannter, weil du keine Angst hast, etwas zu vergessen.

Außerdem musst du im Laufe des Tages weniger Entscheidungen treffen. Die Aufgaben stehen ja nun mal auf der Liste. Also macht man sie auch.
Das spart ebenfalls Energie, die du für wichtigere Aufgaben brauchst.

Weil du keine erneuten Entscheidungen mehr treffen musst, neigst du auch weniger zu Prokrastination.
Du erreichst deine Ziele viel besser, nicht nur, weil du mehr machst, sondern auch weil du viele kleine Aufgaben zur Erreichung der Ziele in deine Tagesabläufe einbauen kannst.

To Do Liste 3

Nicht zuletzt erfüllt das Durchstreichen von erledigten Aufgaben den einfachen Zweck, dass dabei Glückshormone im Gehirn ausgeschüttet werden.
Du wirst also gleich doppelt belohnt, wenn du etwas erledigst.

All diese Aspekte führen insgesamt dazu, dass du viel produktiver wirst und mehr Spaß an der Erledigung der Aufgaben hast. Dadurch sparst du Zeit für die Dinge, die dir wichtig sind.

Die größten Fehler

Beim Umgang mit To Do-Listen sehe ich immer wieder die gleichen zwei Fehler.

Zunächst verallgemeinern die meisten die Aufgaben derart, dass sie hinterher nicht mehr wissen, was sie damit genau meinten.

Wenn du beispielsweise einen Artikel fertig schreiben möchtest, dann kannst du nicht einfach  „am Blog arbeiten“ aufschreiben.
Dagegen ist „Artikel über To Do-Listen beenden“ gut.

Eine To Do-Liste sollte so angelegt sein, dass sie das weitere Denken darüber überflüssig macht. Je weniger du darüber nachdenkst, desto weniger Ausreden fallen dir ein, die Aufgaben nicht zu machen.

Der noch verbreitetere und noch schwerwiegendere Fehler ist die überfüllte To Do-Liste.
Die meisten Menschen stopfen sie mit allem voll, was gerade noch aufs Papier passt.
Manchmal sehe ich ToDo-Listen, die man selbst in einer ganzen Woche nicht erledigen könnte geschweige denn an einem einzigen Tag.

Wenn deine To Do-Liste zu voll ist, dann führt das nur dazu, dass du dicht überfordert fühlst.
Und Überforderung sorgt nicht nur für ein schlechtes Gefühl, sondern dafür, dass du nichts oder nur sehr wenig tatsächlich machst.
Das wiederum löst negative Emotionen aus, die es immer unwahrscheinlicher machen, dass du deine Ziele in den nächsten Tagen erreichen kannst.

Grundlagen und Vorbereitung der To Do-Liste

Für die sinnvolle To Do-Liste gilt also:
Sie sollte klar und machbar sein.

Schreibe immer das Endziel auf.
Dadurch musst du dir auch bewusst sein, was genau dein Ziel ist.
Mit Endziel meine ich nicht sowas, wie einen Bestseller-Roman schreiben, sondern die konkreten Schritte für diesen Tag.
Also beispielsweise 1000 Wörter schreiben.

Die To Do-Liste funktioniert nur, wenn du alles aufschreibst. Die Hälfte auf Papier und der Rest im Kopf funktioniert noch schlechter, als gar keine Liste zu haben.
Ziel ist es, den Kopf frei zu haben für die wichtigen Dinge.
Nicht dich zusätzlich zu verwirren.
Wenn du alles aufs Papier bringst, entlastet das dein Gehirn extrem.

Finde den richtigen Ort für deine Liste.
Das ist ein viel wichtigerer Punkt, als man anfangs glaubt.
Deine Liste sollte immer verfügbar sein – also auch mit ins Büro oder zum einkaufen genommen werden können.
Und es sollte ein Ort sein, den du auch wirklich nutzt. Nichts ist so unnütz wie eine To DO-Liste, auf die niemand schaut.
Entscheide für dich, was am praktischsten ist.
Alles ist möglich. Du kannst einen kleinen Zettel nehmen, den du einfach in die Hosentasche stecken kannst. Ein ganzes Notizbuch benutzen oder einen Collegeblog. Du kannst die Liste auf eine Tafel schreiben, deinen Kalender oder eine App benutzen.
Wichtig ist nur, dass du die Liste gut nutzen kannst.

To Do Liste 1

Stell dir beim Erstellen der Liste die Frage, ob das wirklich wichtig ist.
Mindestens eines der Ziele des Tages sollte dich näher an dein Langzeitziel heranbringen.

Bedenke beim Erstellen auch, dass all diese Aufgaben auf der Liste unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen werden.
Wenn du fünf Aufgaben von je 6 Stunden hast, wirst du sie nicht an einem einzigen Tag abarbeiten können.
Am besten ist es, wenn du große Aufgaben in kleinere Aufgaben unterteilst und diese auf die Liste setzt.

Und zuletzt noch ein kleiner Geheimtipp:

Schreibe deine To Do-Liste am Abend zuvor auf.
Ich mache es immer direkt nachdem ich meine tägliche Arbeit beendet habe. So bin ich gedanklich noch voll drin und habe einen Überblick.
Das hat den Vorteil, dass ich danach wirklich abschalten kann. Ich habe ja alles notiert, was wichtig ist.
Und am nächsten Morgen kannst du deine wertvolle Energie dafür nutzen, die Aufgaben wirklich zu erledigen, statt darüber nachzudenken, was du machen solltest.

So nutzt du die To Do-Liste optimal

Vielleicht denkst du jetzt, dass ich mir selbst widerspreche.
Erst sage ich, dass die Liste nicht zu voll sein darf, dann wieder dass alles auf die Liste soll.
Was stimmt denn nun?

Beides.
Deshalb brauchen wir zwei oder vielleicht sogar drei Listen.

Hauptliste

Auf die Hauptliste kommen genau drei Aufgaben.
Du hast richtig gelesen. Für jeden Tag gibt es drei und nur drei Aufgaben.

Das ist zu wenig, um all deine Aufgaben zu erledigen?

Psychologisch gesehen macht es Sinn, nur drei Aufgaben pro Tag festzulegen.
Drei Aufgaben sind so wenig, dass du voller Elan an die Arbeit gehst. Es erfordert nicht viel Überwindung.
Und wenn du die drei Aufgaben erledigt hast, dann belohnt dich dein Gehirn umso mehr mit Glückshormonen. Das Gehirn mag es nämlich, wenn man etwas erledigt hat. Und noch mehr, wenn man mehr erledigt als erwartet.

Natürlich können nicht einfach irgendwelche Aufgaben auf diese Liste.
Du musst die richtigen Aufgaben auswählen.

MIT

Die erste Aufgabe auf der Liste ist diejenige, die du als erstes erledigen solltest.
Nicht, weil sie am dringendsten ist, sondern weil sie die wichtigste ist. Eben die most important task.
Diese Aufgabe bringt dich deinen Zielen ein ganzes Stück näher oder macht alle anderen Aufgaben des Tages leichter.

Kurzum: Wenn du nur diese eine Aufgabe geschafft hast, dann war dein Tag ein voller Erfolg.

Die beiden anderen Aufgaben

Nicht ganz so wichtig, aber trotzdem bedeutend sind die beiden anderen Aufgaben deiner Liste.
Die zweite Aufgabe sollte natürlicherweise wichtiger als die dritte Aufgabe sein.
Während die erste Aufgabe ein absolutes Muss ist, sind dies Aufgaben, die du zusätzlich erledigen möchtest.

Wenn du sie nicht schaffst, ist das kein Weltuntergang.

To Do Liste 2

Zusatzliste

Wenn du die drei Aufgaben erledigt hast – und erst dann – kannst du dich deiner Zusatzliste zuwenden.

Die Zusatzliste ist die große To Do-Liste. Diejenige, auf der du alle Aufgaben ungeachtet ihrer Wichtigkeit notierst.

Du kannst eine große Liste führen und dann am Anfang jeder Woche eine Liste mit den Aufgaben für diese Woche aufschreiben.
Oder du schaust dir einfach immer die gesamte Liste auf.

Wie auch immer du es machst, Hauptsache du hast die Aufgaben aufgeschrieben, ohne deine tägliche To Do-Liste vollzustopfen.

next actionsteps

Für die Experten gibt es noch diese kleine Zusatzidee.
Manchmal erledigt man eine Aufgabe und ist viel schneller fertig, als man es vorher gedacht hatte.
Aber man ist nun gerade so dabei und könnte auch gleich weiter machen.

Für diese Fälle kannst du für jede der drei Aufgaben den nächsten Schritt aufschreiben.
So weißt du immer sofort, was du als nächstes machen kannst.

 

Nutze die To Do-List immer nur so, wie sie für dich sinnvoll und angenehm ist.

Du bist großartig.
Pass dein Leben an dich an und liebe dich. Du bist es wert.

Wie organisierst du deine Aufgaben?
Ich bin gespannt von dir zu hören.

 

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